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ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
INVENTARIOS
INVENTARIOS
Fundamentos de Inventarios
Investigación realizada y enviada por:
RAMÍREZ, JOSÉ
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “READIC”
MARACAIBO, ESTADO ZULIA, ENERO DE 2007
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de
almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios.
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica
de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta
forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán
que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen
un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor
siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la
conclusión correcta por rezones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero
activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar.
Por lo general creen que mientras mas mejor.
1.- INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar
con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en
un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto
en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a
menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de
las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante
información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles
para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en
efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los
bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos
terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán
consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios
excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán
así clasificados.
OBJETIVOS
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos
a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los
mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las
cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios
debe ser atentamente controlada y vigilada.
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a
través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que
deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de
unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer
lo que implica la administración de inventario:
MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido,
esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de
inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los
competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los
programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su
mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se
ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los
empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de
financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los
costos inherentes al almacenamiento del inventario.
AFRONTANDO LA DEMANDA
Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta
satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso
tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los
beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del
inventario que se requiere.
IMPORTANCIA
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1.
Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2.
En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3.
Que artículos del inventario merecen una atención especial.
4.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso
de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del
cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario
suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para
satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le
proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y
contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas,
tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine
en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y
una buena destreza de inventario.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que
existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción
para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de
reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa,
permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo
el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar
enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:
1.
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de
los diferentes productos.
2.
Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada.
3.
Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
5.
Satisfacer rápidamente la demanda.
6.
Recurrir a la informática.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben
ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
1.
La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2.
Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda
vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no
están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios
necesarios para sostener las operaciones en le más bajo costo posible. En tal sentido el
primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos
que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se
podrían minimizar estos costos.
CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos
identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las
comunes o las que se presenta en su mayoría son:
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de
abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.
La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de
rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha
mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta
valorización de la moneda empleada para su contabilización.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se
abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos
meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos
terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en
la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas
o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o
computarizada. Tecnología empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto,
características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:
El sistema ABC.
El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
EL SISTEMA ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C.
en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" esta formado por
los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo"C" lo
componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una
pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa
determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control
de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión
comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estarían sujetos a procedimientos de control
menos estrictos.
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y
productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de
la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa
manufacturera.
También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes
específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias
primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el
inventario.
En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el
pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después
de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más
inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los
procesos por órdenes.
Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos:
1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado?
2) ¿En que momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?,
3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?,
4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los
inventarios?
II.- COSTOS DEL INVENTARIO
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que
se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO:
A.- COSTOS DE MANTENIMIENTO
Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y
desusos).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el
mantenimiento
Para su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:
Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2
S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de
capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se
suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario
( A*P )
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
B.- COSTOS DE ORDENAMIENTO
Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos
independientemente del tamaño de la orden ).
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N Puede ser calculada. N = S / 2ª
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )
C.- COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO
CTI = CTM + CTO
= ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces
CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )
III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN
a.- La cantidad económica de la orden es la cantidad de inventario óptimo, o de costo
mínimo, que debería ordenarse
EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá
ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del
valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la
Empresa
B.- PUNTO DE REORDEN
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe
colocar una orden
Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal
C.- MERCANCÍAS EN TRÁNSITO
Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario
Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en
tránsito
D.- INVENTARIOS DE SEGURIDAD
Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las
ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año
y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del
inventario
E.- DESCUENTOS POR CANTIDAD
Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben
tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentará
porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos
comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos
aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad
MODELO BÁSICO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDOS
Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de
una articulo de inventario es le modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este
modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en
consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido
que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos
básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.
COSTOS BÁSICOS:
Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden
dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y
costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y características claves.
COSTOS DE PEDIDOS:
Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo
de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un
pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de
unidades monetarias por pedido.
COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIO
:
Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de
inventario durante un periodo específico.
En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por
periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos
de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo de oportunidad, que
surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.
COSTOS TOTALES:
Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En le modelo (CEP),
el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo
minimice.
MÉTODO GRAFICO:
El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido que
reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad económica de
pedido puede objetarse en forma gráfica representando los montos de pedido sobre el eje x,
y los costos sobre el eje y, el costo total mínimo se representa en el punto señalado como
CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la línea de costo de pedido y la línea
de costo de mantenimiento en inventario. La función de costo de pedido varía en forma
inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de
pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario
se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto
del pedido, tanto mayor será el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor será el
costo de mantenimiento de inventario.
La función del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor mínimo
para la función. La línea de costo total representa la suma de los costos de pedido y los
costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de pedido.
MÉTODO ANALÍTICO:
Se puede establecer una formula para determinar la CEP de un articulo determinado del
inventario. Es posible formular la ecuación del costo total de la empresa. El primer paso para
obtener la ecuación del costo total es desarrollar una expresión para la función de costo de
pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. El costo de pedido puede expresarse
como el producto del costo por pedido y el número de pedidos. Como dichos números es
igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido
puede expresarse de la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El costo de
mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de mantener una unidad,
multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2). Dicho inventario se define
como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se expresa. Costo de
mantenimiento = MxQ/2
A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido disminuirá en
tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.
La ecuación del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y costo
de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas (MxQ/2).
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la función de costo
total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M. Punto de
reformulación. Una vez que empresa ha calculado su cantidad económica de pedido debe
determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone que
los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del inventario llega a cero. De
hecho se requiere de un punto de reformulación de pedidos que se considere el lapso
necesario para formular y recibir pedidos.
Suponiendo una vez más una tasa constante de uso de inventario, el punto de
reformulación de pedidos puede determinarse mediante la siguiente fórmula. Punto de
reformulación = tiempo de anticipo en días x uso diario.
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
Para obtener un control sobre la existencia de inventario debemos tomar en cuenta tres
variables que resultan sumamente importantes que son:
1.
El nivel de ventas de la empresa.
2.
La longitud y la naturaleza teórica de los procesos de producción.
3.
La durabilidad en comparación con la caducaron del producto terminado.
El director de producción debe tomar decisiones concernientes a la manera de distribuir la
capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la política de inventarios.
Es necesario determinar el número de cada componente (materia prima, Partes
compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada producto que
se desean fabricar. El numero de unidades de cada componente que debe fabricarse o
comprarse debido a existencia disponible no asignada, ordenes pendientes en producción y
de compras y un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario representa un
costo en cualquier empresa por eso los costos son una parte fundamental de controlar y
evaluar dentro del proceso de al administración de inventario.
CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a
medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos
estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y
pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo pro el
departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye
el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento,
compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
PLANEAMIENTO
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la
constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia
prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de
ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación
con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de
producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las
operaciones actuales.
COMPRA U OBTENCIÓN
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades
separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener
la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
RECEPCIÓN
Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente
contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de
la orden de compra.
La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.
La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares
determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
ALMACENAJE
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como
los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de
almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a.
Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
b.
Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las
extracciones no autorizadas.
c.
Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para
producción o embarque.
PRODUCCIÓN
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno
de los inventarios, incluye lo siguiente:
a.
La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
b.
Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que
las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente
ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el
debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.
EMBARQUES
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
CONTABILIDAD
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición,
producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de
la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las
órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre
los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran
variedad de artículos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los
siguientes tipos:
INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto.
En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales,
los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado.
A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia
Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados
que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor
directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando
el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como
consecuencia del proceso de producción.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS:
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén
de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la
hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que
todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender
directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un
ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro
de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y
están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran
relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores
adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
INVENTARIO DE SEGURIDAD
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento
caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la
fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.
COSTOS DE INVENTARIOS
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos:
COSTOS ASOCIADOS A LOS FLUJOS
Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras que los
asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con depreciación y
amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los
flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del
proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida.
Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la
inversión.
COSTOS ASOCIADOS A LOS STOCK:
En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian
entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías
almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan
con una componente fundamental los costos financieros de las existencias, todo estos ya
serán explicados mas adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá que tener en
cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos,
a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamaño optimo del pedido),
ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán afuera sea cual fuere la
decisión tomada.
COSTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS
Por ultimo, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos
que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se
clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestión de actividad. Un
caso paradigmático es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al
precio de compras. ¿Por qué no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la
gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de
transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera mas o menos táctica o explicita en
le precio de adquisición.
Pero incluso cuando el transporte esta gestionado directamente por el comprador se
mantiene esta practica, arenque muchas veces el precio del transporte no es directamente
proporciona al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen
transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte
también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
MÉTODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios
para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: costo
unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas
(PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).
COSTO UNITARIO ESPECÍFICO:
Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera
individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo
general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo,
un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta
$14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo
equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la
unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automóvil "x"
es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de
$14,000.
COSTO PROMEDIO PONDERADO:
El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio
se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período.
Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un
periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el
promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el
costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el
número de unidades disponibles.
Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de
unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la
venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por
unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de
$30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de
$60,000 (40 x $1,500 = $60,000).
COSTO DE PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS):
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un
registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado
para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para
calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se
debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los
costos de las compras más recientes.
COSTO DE ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS):
El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por
compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método
deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del
periodo) en el inventario final.
CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS:
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema
se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, o cual
conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los
procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el
proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y
sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
CONCLUSIÓN
Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los
negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la
naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de
equipo y organización de la empresa.
La administración de inventario se centra en cuatro aspectos básicos; como los son: el
número de unidades que deberán producirse en un momento determinado, en que momento
debe producirse el inventario, que articulo merece atención especial, y podemos protegernos
de los cambios en los costos de los artículos en inventario. De esta manera podemos señalar
que la administración de inventario consiste en proporcionar los inventarios que se requieren
para mantener la operación al costo más bajo posible.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o
presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarque y contabilidad.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las
formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso, Productos
Terminados, Materiales y Suministros.
En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se relacionan
mediante la elaboración del inventario.
Investigación realizada y enviada por:
RAMÍREZ, JOSÉ
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “READIC”
MARACAIBO, ESTADO ZULIA
MARACAIBO, ENERO DE 2007
Maracaibocity@gmail.com
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